همه ما در طول شبانه‌روز تقریباً به یک اندازه زمان در اختیار داریم، اما نتیجه‌ای که از این زمان می‌گیریم یکسان نیست. تفاوت اصلی اغلب در تعداد ساعت‌های روز نیست، بلکه در شیوه استفاده از آنهاست.
یکی از نکاتی که در کتاب‌های چینی درباره مدیریت زمان زیاد دیده می‌شود، این است که پیش از تلاش برای انجام کارهای بیشتر، باید بفهمیم وقت ما اکنون کجا مصرف می‌شود. بسیاری از ما در پایان یک روز شلوغ احساس خستگی می‌کنیم، اما دقیقاً نمی‌دانیم چه مقدار از روزمان صرف کارهای واقعاً مهم شده است.
یک راه ساده این است که برای چند روز، فعالیت‌های اصلی خود را یادداشت کنیم. لازم نیست این کار پیچیده باشد. کافی است بدانیم صبح، ظهر و عصر بیشتر وقتمان صرف چه چیزهایی شده است. همین کار ساده می‌تواند زمان‌هایی را که بدون توجه از دست می‌روند، آشکار کند.
قدم بعدی، داشتن برنامه است. برنامه قرار نیست تمام دقیقه‌های زندگی را کنترل کند. یک برنامه خوب باید به ما نشان دهد امروز چه کارهایی ارزش انجام دادن دارند و کدام کار باید زودتر انجام شود.
بهتر است قبل از شروع روز، فهرست کوتاهی از کارها تهیه کنیم. سپس از خود بپرسیم: اگر امروز فقط بتوانم چند مورد از این فهرست را انجام دهم، کدام‌ها بیشترین اهمیت را دارند؟
این سؤال باعث می‌شود به جای مشغول بودن، به دنبال پیشرفت باشیم. ممکن است ده کار کوچک انجام دهیم و هنوز از هدف اصلی خود دور باشیم؛ در حالی که انجام یک کار مهم می‌تواند ما را چند قدم جلو ببرد.
در کتاب «زمان را دوست خود بدان»، توجه ویژه‌ای به بودجه‌بندی زمان شده است؛ یعنی همان‌طور که برای پول خود تصمیم می‌گیریم کجا خرج شود، برای ساعت‌های روز نیز از قبل تصمیم بگیریم. اگر کاری برای ما مهم است، باید سهم مشخصی از زمانمان را به آن اختصاص دهیم.
البته برنامه‌ای که بیش از حد فشرده باشد، معمولاً دوام نمی‌آورد. همیشه ممکن است تماس، جلسه، خستگی، مشکل خانوادگی یا یک اتفاق پیش‌بینی‌نشده برنامه ما را تغییر دهد. بنابراین بهتر است بخشی از روز و هفته را خالی نگه داریم.
برای استفاده بهتر از هفته نیز نباید فقط هفت برنامه روزانه جدا از هم داشته باشیم. بهتر است در ابتدای هفته تصویر بزرگ‌تری ببینیم: این هفته قرار است چه چیزی جلو برود؟
می‌توان برای هر هفته چند نتیجه مشخص تعیین کرد؛ مثلاً تمام کردن یک گزارش، رسیدگی به یک کار عقب‌افتاده، سه جلسه ورزش یا برداشتن یک قدم مشخص برای رسیدن به یک هدف شخصی.
بعد این کارها را بین روزهای هفته تقسیم کنیم. به این ترتیب، هر روز بخشی از یک مسیر مشخص می‌شود و کارهای مهم تا آخر هفته روی هم جمع نمی‌شوند.