وقتی مشکلی پیش می‌آید، دقیقاً چه کار کنیم؟ | واکاویش
وقتی مشکلی پیش می‌آید، دقیقاً چه کار کنیم؟
قرار نیست انسان موفق کسی باشد که هیچ اتفاق بدی برایش نمی‌افتد. چنین انسانی وجود ندارد.
تفاوت مهم‌تر در کاری است که بعد از اتفاق بد انجام می‌دهیم.
مشکل را از احساسات اولیه جدا کنیم، واقعیت را ببینیم، علت اصلی را پیدا کنیم .
نویسنده: گروه محتوای واکاویشآخرین ویرایش: ۱۴۰۵/۷/۴6 دقیقه مطالعه
هیچ زندگی‌ای بدون اتفاق بد، اشتباه، شکست و مشکل پیش نمی‌رود. ممکن است یک روز برنامه‌ای که ماه‌ها برایش زحمت کشیده‌ایم به هم بخورد، پولی از دست بدهیم، در کارمان شکست بخوریم، با کسی دچار اختلاف شویم یا ناگهان با مسئله‌ای روبه‌رو شویم که اصلاً انتظارش را نداشتیم.
در چنین شرایطی معمولاً اولین چیزی که به سراغ ما می‌آید، «راه‌حل» نیست؛ احساس است.
عصبانی می‌شویم، می‌ترسیم، ناراحت می‌شویم یا شروع می‌کنیم به سرزنش خودمان و دیگران. این واکنش طبیعی است. مشکل از جایی شروع می‌شود که در همین وضعیت تصمیم مهمی بگیریم.
اول اتفاق را از برداشت خودمان جدا کنیم
فرض کنید مشتری مهمی قراردادش را لغو کرده است.
«مشتری قرارداد را لغو کرده» یک واقعیت است.
اما جمله‌هایی مثل «دیگر هیچ مشتری‌ای به ما اعتماد نمی‌کند»، «کارمان تمام است» یا «من در این کار شکست خورده‌ام» واقعیت نیستند؛ اینها برداشت ما از اتفاق هستند.
اولین کار مفید این است که روی کاغذ بنویسیم:
دقیقاً چه اتفاقی افتاده است؟
فقط واقعیت را بنویسیم، بدون پیش‌بینی آینده و بدون قضاوت درباره خودمان یا دیگران.
همین کار ساده می‌تواند اندازه واقعی مشکل را مشخص کند.
قبل از حل مشکل، خود مشکل را درست پیدا کنیم
یکی از اشتباهات رایج این است که خیلی سریع دنبال راه‌حل می‌گردیم.
مثلاً فروش یک مغازه کم شده و صاحب آن فوراً تصمیم می‌گیرد تبلیغات بیشتری انجام دهد. اما شاید مشکل اصلی تبلیغات نباشد. شاید مشتری وارد فروشگاه می‌شود ولی قیمت مناسب نیست، شاید محصول موردنیازش موجود نیست یا شاید مشتری قدیمی دیگر برنمی‌گردد.
بنابراین قبل از پرسیدن «چه کار کنم؟» سؤال مهم‌تری وجود دارد:
مشکل اصلی من دقیقاً چیست؟
اگر مسئله را اشتباه تشخیص بدهیم، حتی یک راه‌حل عالی هم فایده زیادی ندارد.
چند بار «چرا؟» بپرسیم
در روش حل مسئله تویوتا، پیدا کردن علت اصلی اهمیت زیادی دارد.
اینجا مسئله دیگر «کمبود وقت» نیست. مشکل واقعی می‌تواند نبود اولویتبندی باشد.
گاهی چیزی که ما مشکل مینامیم، فقط نتیجه یک مشکل عمیقتر است .
بعد از شناخت مسئله، یک خط وسط کاغذ بکشیم.
یک طرف بنویسیم:
چیزهایی که میتوانم تغییر بدهم.
طرف دیگر:
چیزهایی که فعلاً نمیتوانم تغییر بدهم.
مثلاً اگر پروازمان لغو شده، لغو شدن پرواز دیگر در اختیار ما نیست؛ اما پیدا کردن پرواز دیگر، تماس با هتل، تغییر برنامه سفر و بررسی امکان استرداد پول در اختیار ماست.
صرف انرژی روی قسمت اول معمولاً فقط خستگی ایجاد می‌کند. انرژی ما باید بیشتر روی قسمت دوم قرار بگیرد.
مسئله بزرگ را کوچک کنیم
وقتی یک مشکل بزرگ را یکجا نگاه می‌کنیم، ممکن است احساس کنیم هیچ کاری از دستمان برنمیآید.
به جای اینکه بگوییم:
«شرکتم مشکل مالی دارد.»
آن را خرد کنیم:
این ماه چقدر کسری داریم؟
کدام هزینه قابل حذف است؟
چه مبلغی باید وصول شود؟
کدام محصول سود بیشتری دارد؟
امروز با چه کسی باید تماس بگیرم؟
وقتی یک مشکل بزرگ به چند مسئله کوچک تبدیل می‌شود، معمولاً اولین حرکت هم مشخص می‌شود.
دنبال بهترین راه‌حل دنیا نباشیم
یکی از دلایل طولانی شدن مشکلات این است که منتظر راه‌حل کامل میمانیم.
در بسیاری از مسائل، بهتر است ابتدا یک اقدام کوچک، کم‌هزینه و قابل برگشت انجام دهیم.
اگر نتیجه خوب بود، ادامه بدهیم. اگر نبود، اطلاعات تازهای به دست آوردهایم و روش دیگری را امتحان می‌کنیم.
یعنی به جای اینکه ماه‌ها فکر کنیم «آیا این راه جواب میدهد؟»، در صورت امکان نسخه کوچکی از آن را امتحان کنیم.
اگر روش جواب نمیدهد، فشار را بیشتر نکنیم
یکی از درس‌های مهم تفکر استراتژیک چینی این است که شرایط را ببینیم و روش خود را با آن هماهنگ کنیم.
گاهی ما فکر می‌کنیم اگر یک راه جواب نداده، باید همان کار را بیشتر انجام دهیم.
اما همیشه اینطور نیست.
اگر ده بار از یک مسیر رفتهایم و نتیجه نگرفتهایم، شاید مشکل کمبود تلاش نباشد؛ شاید مسیر اشتباه است.
در چنین شرایطی سه سؤال مفید است:
آیا باید روش را عوض کنم؟
آیا زمان انجام کار مناسب است؟
آیا راه سادهتری برای رسیدن به همان نتیجه وجود دارد؟
انعطاف داشتن به معنی زود تسلیم شدن نیست؛ گاهی دقیقاً برعکس، یعنی آن‌قدر برای رسیدن به نتیجه جدی هستیم که حاضر نیستیم به یک روش اشتباه وابسته بمانیم.
از خودمان بپرسیم: «قدم بعدی چیست؟»
ذهن ما دوست دارد تمام آینده را یکجا حل کند.
اما در بسیاری از مشکلات لازم نیست بدانیم سه ماه دیگر چه اتفاقی می‌افتد. کافی است بدانیم حرکت درست بعدی چیست ؟
اگر بیکار شدهایم، شاید قدم بعدی فقط بهروزرسانی رزومه باشد.
اگر بدهکار شدهایم، قدم بعدی شاید تهیه فهرست دقیق بدهیها باشد.
اگر پروژهای شکست خورده، قدم بعدی شاید بررسی دلیل شکست باشد.
اگر با کسی اختلاف داریم، قدم بعدی شاید یک گفتوگوی آرام باشد.
یک قدم کوچکِ درست، معمولاً مفیدتر از ساعتها نگرانی درباره ده قدم آینده است.
بعد از حل مشکل، پرونده را فوراً نبندیم
این مرحلهای است که بسیاری از ما فراموش می‌کنیم.
وقتی مشکل تمام شد، چند دقیقه وقت بگذاریم و بنویسیم:
چه چیزی باعث این مشکل شد؟
من کجا اشتباه کردم؟
چه کاری درست انجام دادم؟
اگر دوباره اتفاق افتاد، چه کار متفاوتی انجام میدهم؟
و مهم‌تر از همه:
چه تغییری میتوانم ایجاد کنم که این مشکل دوباره تکرار نشود؟
اگر فقط مشکل را برطرف کنیم، ممکن است چند ماه بعد دوباره با همان مسئله روبه‌رو شویم. اما اگر علت آن را پیدا کنیم و چیزی در رفتار، برنامه یا سیستم خود تغییر دهیم، یک اتفاق بد می‌تواند تبدیل به یک اصلاح دائمی شود.
یک روش ساده برای روزهای سخت
دفعه بعد که اتفاق بدی افتاد، قبل از هر تصمیم مهم، یک برگه بردارید و فقط به این هفت سؤال جواب بدهید:
۱. دقیقاً چه اتفاقی افتاده؟
۲. مشکل اصلی چیست؟
۳. چرا این مشکل به وجود آمده؟
۴. کدام قسمت آن در اختیار من است؟
۵. چه راههایی برای حل آن دارم؟
۶. کوچکترین اقدام مفیدی که همین حالا میتوانم انجام دهم چیست؟
۷. چه تغییری بدهم که احتمال تکرار این مشکل کمتر شود؟
قرار نیست انسان موفق کسی باشد که هیچ اتفاق بدی برایش نمی‌افتد. چنین انسانی وجود ندارد.
تفاوت مهم‌تر در کاری است که بعد از اتفاق بد انجام می‌دهیم.
مشکل را از احساسات اولیه جدا کنیم، واقعیت را ببینیم، علت اصلی را پیدا کنیم، آنچه در اختیارمان است مشخص کنیم، یک اقدام کوچک انجام دهیم و اگر روش جواب نداد، آن را تغییر دهیم.
بعضی مشکلات با یک تصمیم حل میشوند و بعضی به زمان زیادی احتیاج دارند. بعضی اتفاقها نیز اصلاً قابل جبران نیستند.
اما حتی در آن شرایط هم یک سؤال معمولاً باقی میماند:
«از اینجا به بعد، بهترین کاری که از دست من برمیآید چیست؟»
گاهی همین سؤال، شروع بیرون آمدن از یک وضعیت سخت است .
