خیلی وقت‌ها مشکل ما کمبود وقت نیست.
مشکل این است که نمی‌دانیم با وقتی که داریم، اول چه کاری انجام دهیم.
صبح را با چند کار شروع می‌کنیم، وسط یکی از آنها سراغ کار دیگری می‌رویم، ناگهان چیزی یادمان می‌آید و بعد از مدتی متوجه می‌شویم ساعت گذشته اما هیچ‌کدام از کارهای مهم واقعاً جلو نرفته‌اند.
اینجاست که نظم اهمیت پیدا می‌کند.
نظم به این معنا نیست که تمام ساعت‌های زندگی را از قبل مشخص کنیم.
نظم یعنی ذهن ما مجبور نباشد هر چند دقیقه یک‌بار دوباره تصمیم بگیرد: «حالا چه کار کنم؟»
فرض کنید فردا پنج کار دارید.
اگر آنها فقط در ذهن شما باشند، مغز باید مرتب آنها را به شما یادآوری کند: تماس بگیرم، خرید کنم، گزارش را تمام کنم، جواب پیام را بدهم، آن قرار را هم فراموش نکنم.
اما وقتی همین پنج کار در جای مشخصی ثبت و اولویت آنها تعیین می‌شود، وضعیت فرق می‌کند.
دیگر لازم نیست مغز نقش دفتر یادداشت را بازی کند.
این موضوع در منابع مربوط به بهره‌وری گاهی با مفهوم «خارج کردن کارها از ذهن» توضیح داده می‌شود.
کاری که ثبت شده و قدم بعدی آن مشخص است، کمتر نیاز دارد مرتب در ذهن مرور شود.
این همان چیزی است که می‌توان آن را خلوت شدن ذهن نامید.
ذهن خلوت‌تر فقط احساس بهتری ایجاد نمی‌کند؛ برای تصمیم‌های مهم‌تر نیز ظرفیت بیشتری باقی می‌گذارد.
وقتی تمام روز درگیر تصمیم‌های کوچک باشیم ــ از اینکه الان چه کاری انجام دهیم تا اینکه کدام کار عقب افتاده ــ بخشی از توجه ما صرف اداره همین آشفتگی می‌شود.
اما بسیاری از این تصمیم‌ها را می‌توان زودتر گرفت.
شب قبل می‌توان مشخص کرد فردا سه کار مهم چیست.
قبل از شروع یک پروژه می‌توان قدم اول را تعیین کرد.
برای کارهای تکراری می‌توان روش ثابتی داشت.
کارهای کم‌اهمیت را می‌توان کنار گذاشت یا به زمان دیگری منتقل کرد.
در نتیجه، هنگام کار به‌جای انتخاب دوباره، بیشتر وقت صرف انجام دادن می‌شود.
این یکی از مزیت‌های مهم دیسیپلین است:
تصمیم‌هایی را که لازم نیست هر روز تکرار شوند، یک‌بار می‌گیریم .
مثلاً اگر هر روز صبح تصمیم بگیریم چه زمانی ورزش کنیم، احتمال عقب انداختن آن بیشتر است.
اما اگر از قبل بدانیم شنبه، دوشنبه و چهارشنبه ساعت مشخصی برای ورزش داریم، یک تصمیم تکراری از زندگی حذف شده است.
این منطق فقط برای زندگی شخصی نیست.
در یک کسب‌وکار هم اگر روش انجام کارها مشخص نباشد، کارکنان برای مسائل تکراری بارها سؤال می‌پرسند، مدیر بارها تصمیم مشابه می‌گیرد و بخشی از وقت مجموعه صرف چیزهایی می‌شود که قبلاً می‌شد برایشان روش مشخصی ساخت.
بنابراین برنامه‌ریزی خوب فقط تعیین زمان نیست؛ کاهش تصمیم‌های غیرضروری آینده است.
البته برنامه هرچه ریزتر باشد لزوماً بهتر نیست.
برنامه‌ای که برای تمام دقیقه‌های روز دستور صادر کند، ممکن است خودش به عامل فشار تبدیل شود.
اتفاق غیرمنتظره همیشه وجود دارد.
برنامه خوب باید مشخص کند چه چیزی مهم است، چه کاری باید زودتر انجام شود، قدم بعدی چیست و چه مقدار زمان آزاد برای اتفاقات پیش‌بینی‌نشده باقی می‌ماند.
حتی برای بعضی کارها لازم نیست کل مسیر را بدانیم.
گاهی تنها چیزی که ذهن لازم دارد، مشخص شدن قدم بعدی است.
«باید خانه را تعمیر کنم» یک موضوع بزرگ و مبهم است.
اما «فردا از سه تعمیرکار قیمت بگیرم» یک کار مشخص است.
«باید کسب‌وکارم را توسعه بدهم» ذهن را درگیر می‌کند.
اما «فروش شش ماه گذشته را بررسی کنم و سه محصول پرفروش را مشخص کنم» قابل انجام است.
هرچه فاصله میان فکر و عمل کمتر شود، شروع کردن آسان‌تر می‌شود.
نظم یک فایده دیگر هم دارد که کمتر درباره آن صحبت می‌شود: کم کردن دوباره‌کاری.
کسی که بدون برنامه کار می‌کند ممکن است کاری را زودتر از موعد انجام دهد، چیزی را فراموش کند، وسیله لازم را همراه نبرد یا بعداً متوجه شود کاری که چند ساعت برایش وقت گذاشته اصلاً در اولویت نبوده است.
بنابراین گاهی ده دقیقه فکر کردن قبل از شروع، می‌تواند ساعت‌ها کار اضافی را حذف کند.
نظم همچنین کمک می‌کند تفاوت میان «کار زیاد» و «پیشرفت واقعی» را ببینیم.
ممکن است یک روز به ده‌ها پیام پاسخ بدهیم، چند تماس بگیریم، فایل‌ها را مرتب کنیم و تمام روز مشغول باشیم؛ اما مهم‌ترین کاری که باید انجام می‌دادیم همچنان دست‌نخورده باقی مانده باشد.
مشغول بودن الزاماً به معنی جلو رفتن نیست.
برای همین قبل از اینکه بپرسیم «امروز چقدر کار کردم؟» بهتر است بپرسیم:
«کدام کار مهم را جلو بردم؟»
این تغییر کوچک، کیفیت انتخاب‌های روزانه را عوض می‌کند.
در زندگی منظم، قرار نیست انسان تبدیل به ماشین شود.
اتفاقاً هدف برعکس است.
وقتی کارهای کوچک، قرارها، یادآوری‌ها و قدم‌های بعدی جای مشخصی داشته باشند، ذهن مجبور نیست تمام روز نگهبان آنها باشد.
آن وقت بخشی از ظرفیت ذهن برای چیزهای ارزشمندتری آزاد می‌شود:
فکر کردن، حل مسئله، ایده‌پردازی، یادگیری، گفتگو با خانواده یا حتی استراحت واقعی.
پس شاید تعریف ساده نظم این باشد:
نظم یعنی قبل از شلوغ شدن روز، بخشی از تصمیم‌های آن را گرفته باشیم.
هرچه کمتر مجبور شویم وسط کار درباره چیزهای تکراری تصمیم بگیریم، انرژی بیشتری برای تصمیم‌های مهم باقی می‌ماند.
و هرچه کارهای ما روشن‌تر، مرتب‌تر و قابل پیگیری‌تر باشند، فاصله میان «می‌خواهم انجامش بدهم» و «انجام شد» کوتاه‌تر می‌شود.
برنامه‌ریزی قرار نیست زندگی را محدود کند.
اگر درست انجام شود، دقیقاً برعکس عمل می‌کند:
کارها را از ذهن بیرون می‌آورد تا ذهن برای زندگی، فکر کردن و انتخاب‌های بهتر آزاد بماند .