ابزار مناسب در زمان مناسب؛ یکی از رازهای مدیریت پربازده
یک مدیر خوب فقط به این فکر نمی‌کند که افراد تیمش چقدر کار می‌کنند؛ بلکه به این فکر می‌کند که کارها چگونه انجام می‌شوند. گاهی یک کار ساده به دلیل روش نامناسب، ساعت‌ها زمان می‌گیرد؛ در حالی که با انتخاب یک ابزار درست می‌توان همان کار را سریع‌تر، دقیق‌تر و با اشتباه کمتر انجام داد.
در دنیای امروز، مدیران به ابزارهای زیادی دسترسی دارند؛ از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی و مدیریت کارها گرفته تا سیستم‌های گزارش‌گیری، اتوماسیون، فضای ابری و هوش مصنوعی. اما داشتن ابزارهای زیاد به معنی مدیریت بهتر نیست. مهم این است که مدیر بداند کدام ابزار را، برای چه کاری و در چه زمانی استفاده کند.
ابتدا مشکل را پیدا کنید، بعد به سراغ ابزار بروید
یکی از اشتباه‌های رایج این است که ابتدا یک نرم‌افزار یا فناوری جدید انتخاب می‌شود و بعد مدیر تلاش می‌کند برای آن کاربردی در مجموعه پیدا کند.
روش بهتر، دقیقاً برعکس است.
ابتدا باید دید چه چیزی باعث اتلاف وقت، اشتباه یا کندشدن کار شده است. آیا کارکنان یک اطلاعات را چند بار وارد می‌کنند؟ آیا مدیر برای فهمیدن وضعیت کارها مجبور است مرتب از افراد مختلف سؤال کند؟ آیا یک گزارش هر هفته به‌صورت دستی تهیه می‌شود؟ آیا اسناد و اطلاعات در جاهای مختلف پراکنده هستند؟
وقتی مشکل مشخص شد، آن زمان می‌توان پرسید: آیا ابزاری وجود دارد که این کار را ساده‌تر کند؟
کارهای تکراری را به ابزارها بسپارید
بخش قابل‌توجهی از وقت افراد در سازمان‌ها ممکن است صرف کارهایی شود که بارها به شکل مشابه تکرار می‌شوند.
ثبت اطلاعات، تهیه بعضی گزارش‌ها، ارسال یادآوری، مرتب‌کردن داده‌ها، انتقال اطلاعات بین بخش‌ها و پیگیری بعضی کارهای روزمره نمونه‌هایی از این موارد هستند.
اگر بخشی از این کارها به شکل درست خودکار شود، کارکنان زمان بیشتری برای کارهایی پیدا می‌کنند که به فکرکردن، تصمیم‌گیری، ارتباط با مشتری یا حل مسئله نیاز دارند.
بنابراین یکی از سؤال‌های مفید برای یک مدیر این است:
«چه کاری در مجموعه ما مرتب تکرار می‌شود که یک ابزار می‌تواند بخشی از آن را انجام دهد؟»
پاسخ همین سؤال ساده گاهی می‌تواند ساعت‌ها از وقت یک مجموعه را در طول ماه آزاد کند.
هر کاری را نباید خودکار کرد
استفاده درست از فناوری به این معنی نیست که هر کاری را به نرم‌افزار یا هوش مصنوعی بسپاریم.
گاهی ساختن یک سیستم خودکار برای کاری که ماهی یک‌بار و در چند دقیقه انجام می‌شود، بیشتر از خود آن کار زمان و هزینه می‌برد.
اما اگر کاری هر روز توسط چند نفر انجام شود و زمان زیادی بگیرد، خودکارکردن آن می‌تواند بسیار ارزشمند باشد.
پس مدیر باید قبل از استفاده از یک فناوری، یک مقایسه ساده انجام دهد
این ابزار چقدر زمان و هزینه از ما می‌گیرد و در مقابل، چقدر زمان، هزینه یا خطا را کاهش می‌دهد؟
فناوری باید کار را ساده‌تر کند، نه پیچیده‌تر
گاهی یک مجموعه برای افزایش بهره‌وری چند نرم‌افزار مختلف تهیه می‌کند، اما نتیجه برعکس می‌شود. کارکنان مجبورند اطلاعات را در چند محیط وارد کنند، رمزهای مختلف داشته باشند و برای انجام یک کار ساده بین چند برنامه جابه‌جا شوند.
در چنین شرایطی فناوری دیگر کمک‌کننده نیست؛ خودش تبدیل به بخشی از مشکل شده است.
ابزار خوب ابزاری است که مراحل اضافی را کم کند، اطلاعات را منظم‌تر کند و انجام کار را برای افراد ساده‌تر کند.
اگر بعد از اضافه‌شدن یک ابزار، تعداد مراحل انجام کار بیشتر شده است، مدیر باید دوباره ضرورت آن را بررسی کند.
ابتدا کوچک امتحان کنید
برای استفاده از یک ابزار جدید لازم نیست از روز اول تمام مجموعه را تغییر دهید.
روش کم‌ریسک‌تر این است که ابزار ابتدا برای یک کار مشخص یا در یک بخش کوچک امتحان شود.
برای مثال، اگر قرار است سیستم جدیدی برای مدیریت کارها استفاده شود، می‌توان ابتدا آن را برای یک پروژه به کار گرفت. بعد از مدتی باید بررسی کرد:
آیا زمان پیگیری کارها کمتر شد؟
آیا مسئول هر کار مشخص‌تر شد؟
آیا فراموش‌شدن کارها کاهش پیدا کرد؟
آیا کارکنان راحت‌تر کار کردند؟
اگر نتیجه مثبت بود، می‌توان استفاده از آن را گسترش داد.
نتیجه را اندازه بگیرید
یکی دیگر از اصول مهم مدیریت این است که تغییرات فقط با احساس سنجیده نشوند.
فرض کنید یک شرکت ابزار جدیدی برای مدیریت پروژه راه‌اندازی کرده است. مدیر نباید فقط بگوید «به نظر می‌رسد بهتر شده».
بهتر است قبل و بعد از استفاده از ابزار چند چیز ساده اندازه‌گیری شود؛ مانند زمان انجام کار، تعداد خطاها، میزان تأخیر، دوباره‌کاری و زمانی که مدیر و کارکنان برای پیگیری امور صرف می‌کنند.
این اندازه‌گیری مشخص می‌کند که ابزار واقعاً مفید بوده یا فقط یک فناوری جدید به مجموعه اضافه شده است.
کارکنان باید روش استفاده از ابزار را بدانند
حتی بهترین ابزار دنیا هم اگر افراد روش درست استفاده از آن را ندانند، نتیجه خوبی ایجاد نمی‌کند.
وقتی یک ابزار جدید وارد مجموعه می‌شود، مدیر باید مشخص کند برای چه هدفی استفاده می‌شود، چه کسی باید از آن استفاده کند، چه اطلاعاتی باید در آن ثبت شود و چه کارهایی دیگر نباید به روش قبلی انجام شوند.
آموزش در اینجا یک هزینه اضافی نیست؛ بخشی از اجرای درست ابزار است.
گاهی یک ساعت آموزش مناسب می‌تواند از ده‌ها ساعت اشتباه، سردرگمی و دوباره‌کاری در آینده جلوگیری کند.
فناوری باید قدرت تصمیم‌گیری مدیر را بیشتر کند
هدف ابزارهای مدیریتی این نیست که مدیر را از جریان کار دور کنند. برعکس، یک ابزار مناسب باید تصویر روشن‌تری از وضعیت مجموعه در اختیار او قرار دهد.
مدیر باید بتواند سریع بفهمد چه کارهایی عقب افتاده‌اند، کجا مشکل وجود دارد، چه چیزی بیش از حد زمان می‌برد و کدام بخش به کمک نیاز دارد.
به این ترتیب فناوری به جای اینکه جای مدیر تصمیم بگیرد، اطلاعات لازم برای تصمیم بهتر را در اختیار او قرار می‌دهد.