گاهی برای انجام یک کار، بیشتر از آنچه لازم است وقت می‌گذاریم؛ نه به این دلیل که آن کار سخت است، بلکه چون هنوز آن را به روش قدیمی انجام می‌دهیم.
کاری که قبلاً یک ساعت طول می‌کشید، ممکن است امروز با یک ابزار مناسب در ده دقیقه انجام شود.
کاری که قبلاً نیاز به چند تماس، چند کاغذ و چند مراجعه داشت، ممکن است امروز با چند کلیک تمام شود.
این شاید ساده‌ترین فایده تکنولوژی باشد: کوتاه کردن فاصله میان تصمیم و نتیجه.
اما استفاده درست از ابزارهای جدید فقط برای سریع‌تر کار کردن نیست.
یکی از مهم‌ترین مزایای آن، حذف کارهای تکراری است.
ثبت اطلاعات، مرتب‌کردن فایل‌ها، یادآوری موعدها، محاسبات، تهیه گزارش، جست‌وجوی اطلاعات یا ارسال پیام‌های تکراری، کارهایی هستند که در بسیاری از موارد می‌توان بخشی از آنها را به ابزارها سپرد.
هر کاری که به ابزار سپرده می‌شود، مقداری از وقت انسان را آزاد می‌کند.
این زمان آزادشده را می‌توان برای کاری استفاده کرد که دستگاه نمی‌تواند به‌جای ما انجام دهد:
فکر کردن، تصمیم گرفتن، ایده ساختن، ارتباط با دیگران و انتخاب مسیر درست.
به همین دلیل، ارزش واقعی تکنولوژی فقط در «سرعت» نیست؛ گاهی ارزش اصلی آن در آزاد کردن ذهن است.
فرض کنید هر روز مجبور باشید ده کار کوچک را به خاطر بسپارید.
حتی اگر انجام هرکدام فقط چند دقیقه زمان ببرد، ذهن شما دائماً درگیر این است که چیزی فراموش نشود.
اما اگر یک ابزار مناسب این کارها را ثبت، مرتب و در زمان مناسب یادآوری کند، دیگر لازم نیست مغز نقش دفتر یادداشت را بازی کند.
ذهن آزادشده می‌تواند روی مسائل مهم‌تر تمرکز کند.
تکنولوژی همچنین می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد.
اگر یک جلسه آنلاین جای یک رفت‌وآمد غیرضروری را بگیرد، هزینه و زمان ذخیره می‌شود.
اگر یک نرم‌افزار خطای محاسباتی را کاهش دهد، هزینه اصلاح اشتباه پایین می‌آید.
اگر یک سیستم اطلاعات را فقط یک‌بار دریافت کند و در چند بخش استفاده کند، دوباره‌کاری کمتر می‌شود.
بنابراین صرفه‌جویی فقط به معنای خرید ابزار ارزان‌تر نیست.